電子給与明細を縛る法律

電子給与明細を縛る法律

電子給与明細にはコスト削減や作業の効率化などメリットが複数ありますが、利用するためには従業員の同意を得なければなりません。これは法律の制度として決まっていることで、もしひとりでも同意しない人がいれば、その人への別の対応が必要になります。
その理由は様々で、そもそも電子機器の扱いが得意でなかったり、紙の方が管理がしやすいなどが考えられます。そしてどのような理由であっても、同意しないのであれば同じことです。企業側に認められているのはあくまでも説得程度です。したがって完全に電子給与明細化をしたとしても、紙での発行を全くしなくて済むというわけではありません。企業側は従業員に求められれば給与明細を作成する必要があります。これは法律で決まっているからで、拒否するのは不可能です。ただ同意をしなかったり紙での発行を求めるのが一部の少数派だけだった場合は、対応もしやすいかもしれません。残りの部分で電子給与明細の強みを活かせる可能性はあります。

電子給与明細にするときは社員の同意が必要

会社の給与明細を電子給与明細に変更することは法律上では問題なく、労働基準法の賃金台帳の整備義務や健康保険法の保険料控除、所得税でも紙である記載はありません。既に社員が電子化へ同意していることが前提で、移行しても殆どの従業員が紙での交付を求めていると紙での交付になります。
法律上、社員から紙での電子給与明細ではなくて紙で請求されたら必ず応じないとならず、同意がないと電子化には出来ません。未然にトラブルを防ぐには同意を先に得る必要があり、ペーパーレスのメリットなども伝えて相談することが先決です。また、従業員一人ずつのネット環境も欠かせず、スマホやパソコンを使ってない人は少ないですが会社ではネット環境が整ってない人への個別対応も必須です。たとえネット環境があってもWeb上の操作が慣れてないと紙の方がいいという人もいますし、マニュアルや社内での対応など色々と環境を整えていくことも必要です。
一番注意したのがセキュリティ面で、急激なIT社会への変化している中で情報漏洩やデータの改ざんなども多いです。給与明細も個人情報なので、第三者へそれが漏れてしまったり金額を改ざんされることは絶対に防がないといけません。ウイルス・不正侵入・会社内での管理ルールなど対策が必須です。